Proces wyboru partnera w dziedzinie tłumaczeń - dostawcy usług tłumaczeniowych (TSP) - może być nieco zniechęcający. Spójrzmy prawdzie w oczy, wszyscy mówimy te same rzeczy o naszych usługach, więc trudno nas rozróżnić!
Określenie, czego potrzebujesz od partnera tłumaczeniowego i porównanie różnych dostawców nie zawsze jest łatwe. A kiedy już dokonasz wyboru, musisz wiedzieć, jak zacząć. Tłumaczenia pisemne zazwyczaj wiążą się z wieloma procesami. Czy musisz dostosować swoje istniejące procesy do TSP, czy to oni dostosują swoje procesy do Ciebie? Jak wygląda proces wprowadzania klienta na rynek i jak można z niego skorzystać?
Aby pomóc Państwu, pomyślałam, że bardzo użyteczne będzie podzielenie się procesem selekcji i przyjęcia do pracy, który opracował jeden z naszych klientów, kiedy w zeszłym roku ogłosił przetarg na swoje wymagania dotyczące tłumaczeń.
Insights to wiodąca firma zajmująca się kształceniem i rozwojem, z siedzibą w Szkocji i biurami na całym świecie. Paul Kearns jest koordynatorem ds. tłumaczeń odpowiedzialnym za zarządzanie wszystkimi wymaganiami Insights w zakresie tłumaczeń - takimi jak treści marketingowe i strony internetowe, narzędzia edukacyjne i materiały szkoleniowe do akredytacji - na kilka różnych języków. Poniżej opisuję drogę, jaką przebył Paul i jego współpracownicy, która zaowocowała nominacją Comtec i jak dotąd bardzo udaną współpracą. Bardzo dziękuję Paulowi za poświęcony czas i pomoc w przygotowaniu tego artykułu.
Zapytanie ofertowe (RFP)
Insights posiada wcześniejsze doświadczenie w zlecaniu tłumaczeń firmie TSP, jak również w pozyskiwaniu tłumaczeń wewnętrznie poprzez współpracę z biurami Insights na całym świecie. O relacjach Insights z ich poprzednim TSP, Paul mówi: "Szukaliśmy partnera w zakresie tłumaczeń, który byłby w stanie zapewnić wysokiej jakości usługi w sposób spójny."
Insights chciało bardziej zespołowego podejścia, partnerstwa z dostawcą, który chciałby zrozumieć biznes i pomóc im dostosować tłumaczenia do ich celów. Paul i zespół tłumaczy rozesłali więc zapytanie ofertowe (RFP), wybierając 16 firm tłumaczeniowych. Niektóre z nich znali, w tym swojego obecnego dostawcę, a inne znaleźli na stronie internetowej Association of Translation Companies (ATC). Mieliśmy szczęście, że zostaliśmy uwzględnieni.
Posiadanie RFP umożliwiło nam, firmie Comtec, skonstruowanie naszej odpowiedzi i propozycji w sposób najbardziej logiczny i użyteczny dla zespołu Insights, który będzie oceniał odpowiedzi. Pomogło nam to również szybko zrozumieć, co jest najważniejsze dla Insights w wyborze nowego partnera tłumaczeniowego, dzięki czemu mogliśmy skupić się na tych ważnych czynnikach.
Spośród 16 firm, do których się zwróciliśmy, odpowiedziało 9 TSP, z których trzy zostały wybrane i zaproszone na rozmowę kwalifikacyjną do Dundee.
Benchmarking różnych dostawców usług tłumaczeniowych
W celu sporządzenia krótkiej listy dostawców Insights opracowała system oceny, który pozwolił na porównanie ich między sobą. Kryteria obejmowały podejście oparte na współpracy, jakość, doświadczenie w zakresie e-learningu, możliwości językowe i cenę. Paul mówi: "Chociaż byliśmy świadomi kosztów, naszym głównym celem było znalezienie dostawcy z odpowiednim doświadczeniem".
Spotkania twarzą w twarz są naprawdę ważne
Comtec był zachwycony, że proces przetargowy obejmował rozmowę kwalifikacyjną i możliwość poznania ludzi, z którymi potencjalnie będziemy pracować. Rozmowa kwalifikacyjna była okazją do wzajemnego poznania się i sprawdzenia, czy wszystkie strony mogą ze sobą współpracować. Obejmowała ona spotkanie z członkami zespołów Insights ds. mediów cyfrowych, usług kreatywnych i produktów, z których każdy miał swój wkład w proces selekcji.
Możliwość spotkania się z osobami z różnych zespołów dała nam możliwość zapytania o różne usługi, których potrzebowali (np. lokalizacja stron internetowych, podkładanie głosu, Desktop Publishing i tłumaczenie e-learningu) oraz porozmawiania o ich bieżących problemach. Dzięki tym informacjom mogliśmy lepiej zaprezentować oferowane przez nas usługi i dopasować je do ich potrzeb. Insights absolutnie żyje swoimi wartościami i wszyscy, których spotkaliśmy w Insights byli tak gościnni i ujmujący.
Wspólne wartości firmy były również ważne dla Insights. Paul mówi: "Nie chcieliśmy tylko dostawcy, chcieliśmy partnera - firmy, która podzielała nasze wartości, skupiała się na ludziach i potrafiła zapewnić indywidualną obsługę. Comtec miał przewagę - mniej korporacyjne, bardziej zorientowane na ludzi podejście i naprawdę miłych ludzi."
Od samego początku wiedzieliśmy, że będzie to świetne partnerstwo, ponieważ nasze wartości są tak blisko siebie. Oboje pomagamy naszym klientom osiągać ich cele, cenimy pracę zespołową i budujemy otwarte i uczciwe relacje z naszymi klientami i dostawcami. I cieszymy się podróżą, będąc pasjonatami usług, które świadczymy i nawiązując przyjemne relacje zawodowe.
Po spotkaniu w Dundee każdy TSP został zaproszony do złożenia oferty, a my z przyjemnością zostaliśmy wybrani jako nowy partner Insights w zakresie tłumaczeń.
Wdrożenie wybranego dostawcy usług tłumaczeniowych
Kolejnym etapem procesu było dostosowanie naszych systemów i procesów do Insights, zidentyfikowanie obszarów, które można poprawić, aby zapewnić Insights większą wartość z procesu tłumaczenia, oraz nawiązanie doskonałej współpracy.
Insights miało swój własny proces przyjęcia na pokład, który przyjęliśmy z zadowoleniem. Od samego początku było jasne, że Insights chce odejść od relacji transakcyjnej, której my również staramy się unikać. Partnerstwa, w których zarówno klient, jak i dostawca są zaangażowani, oddani i komunikatywni, są tymi, które prowadzą do pomyślnych rezultatów.
Zorganizowano rozmowy z zespołem zarządzającym projektem Comtec i Insights, aby dostarczyć nam więcej informacji na temat firmy oraz pomóc Comtec w poznaniu modelu biznesowego i produktu. Insights zorganizowało również webinarium, podczas którego przedstawiło dalszy wgląd w swój Profil Osobisty Insights Discovery i dało kluczowym członkom zespołu Comtec pierwsze bezpośrednie doświadczenie z tym narzędziem do samorozwoju.
Paul mówi: "Byliśmy pod wrażeniem chęci zrozumienia przez Comtec naszych modeli i produktów, aby zapewnić sobie wysoką jakość usług tłumaczeniowych. To zaangażowanie, aby wszystko było tak jak należy, pomogło im wyróżnić się spośród innych dostawców."
Kiedy nasz zespół zarządzania kontami i zespoły tłumaczeniowe zostały poproszone o wypełnienie swoich profili osobistych, umożliwiło to zespołowi znacznie głębsze poznanie marki Insights i tego, co dostarczają. Zbudowało to również ogromny entuzjazm i pasję do osiągania najlepszych możliwych wyników i naprawdę zbliżyło zespół do siebie.
Przegląd istniejących procesów i narzędzi tłumaczeniowych
Insights udostępnił firmie Comtec również swoje zasoby językowe, w tym pamięci tłumaczeniowe, przewodniki stylu i glosariusze. Dokonaliśmy ich przeglądu i współpracowaliśmy z zespołem tłumaczeniowym Insights oraz biurami europejskimi w celu ich ulepszenia i aktualizacji. Udzieliliśmy również Insights porad dotyczących technologii tłumaczeniowych, które mogłyby wspomóc ich procesy i poprawić jakość tłumaczeń, takich jak narzędzia do weryfikacji online, zarządzanie tłumaczeniami itp.
Paul mówi: "Odświeżające było to, że Comtec był proaktywny w komunikacji z Insights, chciał zrozumieć procesy Insights i zaoferować informacje zwrotne oraz wsparcie w udoskonalaniu tych procesów. Jedną z kluczowych rzeczy, które Comtec zrobił podczas procesu wdrażania, było opracowanie wytycznych dla recenzentów i dopracowanie glosariuszy tłumaczeniowych.
Najważniejsze wskazówki dotyczące współpracy z dostawcą usług tłumaczeniowych
Poprosiłem Paula o radę, opartą na jego doświadczeniu w koordynowaniu procesu zamówień i wprowadzania na rynek z firmą Comtec, dla innych firm chcących wybrać partnera do tłumaczeń. Oto podsumowanie jego najważniejszych wskazówek:
Nie spiesz się. Daje to możliwość zastanowienia się, czego tak naprawdę oczekujemy od partnera tłumaczeniowego. Weź również pod uwagę, w jakim kierunku będzie zmierzać Twoja firma w ciągu najbliższych kilku lat i jaki będzie to miało wpływ na Twoje wymagania w zakresie tłumaczeń.
Zapytanie ofertowe. Zastosowanie ustrukturyzowanego procesu składania ofert pozwala ocenić nie tylko usługi oferowane przez każdego dostawcę, ale także gotowość TSP do dostosowania swoich usług do potrzeb Państwa firmy.
Wartości firmy. Zgodność pomiędzy wartościami firmy a wartościami TSP jest bardzo ważna.
Unikaj relacji o charakterze transakcyjnym. Wyznacz TSP, który jest zainteresowany Twoją firmą, chce zrozumieć, czym się zajmujesz i jakie procesy są z tym związane.
Zainwestuj czas w nawiązanie relacji. Spotkania twarzą w twarz i rozmowy telefoniczne z zespołem zarządzającym projektem pomogą zapewnić, że wszyscy są po tej samej stronie i wzmocnią relację.
Z całego serca popieramy te punkty. Od pierwszej rozmowy telefonicznej z Paulem wiedziałem, że Insights to organizacja, z którą chcę współpracować. Nasze wartości były tak dobrze dopasowane i po prostu wiedziałem, że możemy dostarczyć usługi, których potrzebują. Byłem podekscytowany rozpoczęciem budowania długoterminowego partnerstwa i myślę, że proces onboardingu zainicjowany przez Paula był nieoceniony.
.
